La palabra «VeriFactu» resuena cada vez con más fuerza en los despachos y negocios de Cantabria. Sin embargo, detrás del nombre oficial se esconde un mar de dudas, fechas confusas y tecnicismos que pueden abrumar a cualquier pyme o autónomo. ¿Cuándo entra en vigor realmente? ¿Me multarán si no lo hago? ¿Tengo que cambiar mi TPV? ¿Es lo mismo que la factura electrónica?
Si estas preguntas te resultan familiares, estás en el lugar correcto. Este artículo no es una guía técnica de implementación, sino un faro para orientarte. Vamos a resolver las 5 dudas más importantes sobre VeriFactu que toda pyme cántabra debería tener claras en 2025 para afrontar la transición con seguridad y sin sorpresas. Vamos a ello.
1. ¿Cuáles son los plazos exactos para implementar VeriFactu en Cantabria?
Esta es la pregunta del millón y la que genera más confusión. Aclaremos el panorama con los datos oficiales disponibles.
El Real Decreto 1007/2023, que regula VeriFactu, establece que los productores de software tenían que ofrecer soluciones adaptadas antes de febrero de 2025. La fecha clave para las empresas es que, salvo cambios de última hora, la obligación de expedir facturas a través de sistemas VeriFactu será efectiva a partir del 1 de julio de 2026.
Aunque la fecha oficial es julio de 2026, no esperes hasta el último minuto. La adaptación requiere análisis, elección de software y configuración. 2025 es el año para planificar y ejecutar la transición. Dejarlo para el final es arriesgarse a cuellos de botella, falta de soporte técnico y una implementación apresurada y con errores.
La estrategia inteligente no es apurar el plazo, sino aprovechar ahora para entender el sistema, auditar tu software actual y planificar el cambio. Una transición ordenada es una pieza clave en la transformación digital de cualquier negocio, no solo una obligación fiscal.
2. ¿A qué sanciones me enfrento si no cumplo con la normativa?
La Agencia Tributaria se ha tomado muy en serio la implantación de este sistema, y las sanciones reflejan esa seriedad. La «Ley Antifraude» (Ley 11/2021) es muy clara y establece multas significativas para disuadir del incumplimiento.
Las sanciones se dividen en dos categorías principales:
- Para la empresa o autónomo (el usuario): La multa por no utilizar un sistema de facturación verificado o por manipular los datos de facturación asciende a 50.000 euros por cada ejercicio fiscal en el que se haya producido el incumplimiento.
- Para los fabricantes o vendedores de software: La producción y comercialización de «software de doble uso» o de programas que no cumplan con las especificaciones de VeriFactu se sanciona con multas de hasta 150.000 euros por cada año en que se hayan vendido.
Queda claro que el riesgo no merece la pena. La sanción no solo tiene un impacto económico directo, sino que también puede dañar la reputación de la empresa y señalarla como de alto riesgo para futuras inspecciones.
3. ¿Mi TPV o software actual es compatible? ¿Qué necesito?
Es una duda muy común. Lo primero es entender que la compatibilidad con VeriFactu no depende del hardware (tu ordenador, tu TPV físico), sino del software que gestiona la facturación.
Tu software actual debe ser capaz de:
- Generar un registro por cada factura con todos los datos requeridos.
- Añadir un hash que lo encadene con el registro anterior.
- Crear el código QR con la información específica.
- Remitir los registros a la Agencia Tributaria de forma segura.
Para saber si tu sistema es válido, debes contactar directamente con tu proveedor de software y hacerle la pregunta clave: «¿Vuestro software cumple con los requisitos del RD 1007/2023 y el sistema VeriFactu?». No te conformes con un «sí» verbal.
Exige a tu proveedor un certificado o declaración de responsabilidad por escrito que garantice que su software es 100% compatible. Esto te protege legalmente. Si tu proveedor actual no te da una respuesta clara o te informa de que no se adaptará, es el momento de buscar alternativas y migrar tu sistema, un paso crucial para construir un stack tecnológico sólido para el futuro.
4. ¿VeriFactu es lo mismo que TicketBAI o la factura electrónica (FacturaE)?
No, y esta es una de las mayores fuentes de confusión. Son tres conceptos relacionados con la facturación digital, pero que operan de forma diferente y cumplen objetivos distintos. Vamos a desglosarlo:
- VeriFactu: Es un sistema de REPORTING a la AEAT. Su función es enviar un registro de cada factura que emites (tanto a empresas como a particulares) a la Agencia Tributaria para garantizar su trazabilidad e inalterabilidad. Tú sigues enviando un PDF normal a tu cliente.
- TicketBAI: Es el sistema análogo a VeriFactu, pero exclusivo del País Vasco. Si tu domicilio fiscal está en Cantabria, no te afecta.
- Factura Electrónica (FacturaE): Es un FORMATO y MÉTODO DE ENTREGA de facturas. Se refiere a enviar la factura en un formato estructurado (como XML) a tu cliente, principalmente entre empresas (B2B) y con la Administración (B2G). Es una obligación paralela a VeriFactu que también se implementará próximamente para el B2B.
En resumen: VeriFactu se ocupa de la comunicación «Tu Software -> AEAT», mientras que la Factura Electrónica B2B se ocupa de la comunicación «Tu Software -> Software de tu Cliente». Ambas normativas convivirán. Dominar estos flujos de trabajo es clave si quieres automatizar los procesos de tu pyme de forma eficaz.
5. ¿Cuánto cuesta adaptar mi negocio a VeriFactu?
El coste de la adaptación a VeriFactu no es una cifra única, sino que depende de tu situación actual. Se puede dividir en dos grandes áreas:
Costes de Software:
- Software en la nube (SaaS): Si ya usas un software moderno como Holded, Quaderno o similar, lo más probable es que la adaptación a VeriFactu esté incluida en tu suscripción mensual/anual. Como mucho, podrías necesitar actualizar a un plan superior.
- Software de escritorio (licencia única): Si tienes un programa instalado en tu ordenador por el que pagaste una sola vez, casi con total seguridad necesitarás comprar una actualización o una nueva versión que sea compatible.
- Desarrollos a medida: Si tu facturación depende de un software propio, este es el escenario más costoso, ya que requiere horas de desarrollo para integrar la API y los requisitos de VeriFactu.
Costes de Implementación y Consultoría:
Aquí es donde inviertes no en la herramienta, sino en la correcta puesta en marcha. Incluye:
- Consultoría inicial: Analizar tus procesos de facturación actuales y diseñar la mejor estrategia de transición.
- Configuración técnica: Instalación de certificados, creación de nuevas series de facturación, pruebas, etc.
- Formación al equipo: Enseñar a tu personal a usar el nuevo sistema correctamente para evitar errores en el día a día.
Invertir en una implementación guiada por un experto no es un gasto, sino un seguro. Te ahorra tiempo, evita errores que pueden costar caros y garantiza que la transición sea fluida y cumpla al 100% con la normativa.
¿Siguiente Paso? Un Plan de Acción para tu Negocio
Resolver estas dudas es el primer paso. El siguiente es actuar. La llegada de VeriFactu es inminente y la preparación es tu mejor activo. Evalúa tu software, planifica tus plazos y presupuesta los costes.
Si tienes más dudas o necesitas un plan de acción a medida para tu negocio en Cantabria, hablemos. Ofrezco una primera consultoría para analizar tu caso particular y trazar la hoja de ruta más eficiente para tu adaptación. Contacta aquí para asegurar tu transición a VeriFactu .
