Estamos en 2025, y en el horizonte empresarial de Cantabria, como en el resto de España, hay una fecha marcada en rojo: la entrada en vigor definitiva del sistema VeriFactu. Aunque la normativa se aprobó con anterioridad, el año 2026 marcará el inicio de su aplicación obligatoria para una gran parte del tejido empresarial. La cuenta atrás ha comenzado, y la preparación es la única estrategia válida para una transición sin sobresaltos.
Si gestionas tu negocio con Holded, juegas con ventaja. La plataforma ha trabajado para integrar esta compleja normativa de forma nativa. Sin embargo, la activación no es un simple botón. Requiere una configuración meticulosa, un entendimiento claro de los requisitos y una ejecución impecable para garantizar el cumplimiento y evitar sanciones. Esta no es una simple actualización de software; es un cambio fundamental en cómo se registran y comunican las operaciones comerciales a la Agencia Tributaria (AEAT).
Esta guía definitiva, actualizada para 2025, te llevará de la mano por todo el proceso. Desmitificaremos la jerga legal, te guiaremos clic a clic por la interfaz de Holded y te daremos los conocimientos no solo para cumplir con la ley, sino para entender el porqué de cada paso. El objetivo: que llegues a 2026 con la tranquilidad de tener un sistema de facturación robusto, legal y automatizado.
El Marco Legal: ¿De Dónde Nace VeriFactu?
Para entender la importancia de esta implementación, es crucial conocer su origen. VeriFactu no es una ocurrencia aislada, sino la culminación de un esfuerzo legislativo para combatir el fraude fiscal y modernizar la administración tributaria. Las dos piezas legislativas clave son:
- La Ley 11/2021, de 9 de julio (Ley Antifraude): Esta fue la ley que sentó las bases, prohibiendo expresamente la producción y tenencia de «software de doble uso», aquellos programas que permitían llevar una contabilidad B o manipular los registros de facturación.
- El Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre: Este es el reglamento que desarrolla los requisitos técnicos de la ley. Es aquí donde se definen los «Sistemas de Emisión de Facturas Verificables» (VeriFactu) y se detallan las especificaciones sobre la inalterabilidad, seguridad y trazabilidad de los registros, incluyendo el famoso código QR.
En esencia, la ley prohíbe la trampa y el reglamento define cómo debe ser la cerradura. Tu software de facturación, Holded en este caso, es la llave que debe encajar perfectamente en esa cerradura.
VeriFactu vs. TicketBAI: Aclarando Conceptos
Es común, especialmente en regiones cercanas al País Vasco, que surja la confusión entre VeriFactu y TicketBAI. Aunque ambos persiguen un objetivo similar (el control fiscal de las operaciones), son sistemas distintos con normativas y ámbitos de aplicación diferentes.
- TicketBAI: Es un sistema propio de las Haciendas Forales Vascas (Álava, Guipúzcoa y Vizcaya). Lleva más tiempo en marcha y tiene sus propias especificaciones técnicas y obligaciones de comunicación.
- VeriFactu: Es el sistema que aplica en el resto de España (territorio común). Aunque inspirado en principios similares, su desarrollo y requisitos técnicos son los definidos por la AEAT a nivel estatal.
Si tu empresa opera exclusivamente en Cantabria, tu única preocupación es VeriFactu. Olvídate de TicketBAI. Holded diferencia claramente ambos sistemas, y esta guía se centra 100% en la configuración para el territorio común.
Checklist de Requisitos Previos: La Cimentación del Proceso
Antes de abrir Holded, dedica tiempo a reunir estos elementos. Intentar avanzar sin ellos es garantía de frustración y pérdida de tiempo. Piensa en esto como la mise en place de un chef: preparar los ingredientes antes de cocinar.
- Cuenta de Holded Compatible: Verifica que tu plan de suscripción a Holded incluye el acceso a las integraciones con la AEAT. Los planes más básicos podrían no tenerla.
-
Certificado Digital Válido y Operativo:
- ¿Qué es? Es tu DNI electrónico empresarial. Un archivo (normalmente .pfx o .p12) que te identifica de forma inequívoca ante la administración.
- ¿Cuál necesito? Puede ser de Administrador Único, de Representante Legal o de Persona Jurídica. Lo crucial es que el NIF del certificado coincida con el NIF de tu empresa en Holded.
- ¿Está caducado? Tienen una validez limitada. Compruébala. Si está cerca de caducar, renuévalo antes de empezar.
- ¿Tienes la contraseña? Sin la clave de tu certificado, el archivo es inútil. Localízala.
- Permisos de Administrador en Holded: Solo los usuarios con el rol más elevado pueden acceder a las configuraciones de integraciones y facturación.
- Mapa de tus Series de Facturación Actuales: Abre una hoja de cálculo y anota las series que usas ahora (Ej: 2025-A, SERV-25, etc.) y para qué las usas. Esto será vital para planificar las nuevas series VeriFactu. Este tipo de planificación es fundamental, no solo para cumplir la ley, sino para la gestión ágil de proyectos y procesos internos.
Guía de Implementación en Holded: Paso a Paso Detallado
Ahora sí, con los preparativos listos, vamos a configurar Holded. Sigue las instrucciones con calma y en orden.
Paso 1: Activar la Integración con la AEAT y Subir el Certificado
Este es el punto de partida que conecta tu cuenta de Holded con la Agencia Tributaria. Puedes consultar mi servicio de consultoría e implementación de VeriFactu con Holded
- Accede a tu cuenta de Holded. En la esquina superior derecha, haz clic en el icono de la rueda dentada para entrar en Configuración.
- En el menú lateral izquierdo, busca y selecciona Integraciones.
- Verás un listado de aplicaciones. Localiza la que se denomina «Agencia Tributaria (AEAT)» o similar y haz clic en ella.
- Dentro de esta sección, encontrarás el interruptor para activar VeriFactu. Al hacerlo, la plataforma te solicitará subir tu Certificado Digital.
- Haz clic en «Subir certificado», selecciona el archivo (.pfx o .p12) desde tu ordenador e introduce la contraseña cuando te la pida.
- Guarda los cambios. Si todo es correcto, Holded mostrará un mensaje de confirmación. Tu cuenta ya puede «hablar» con la AEAT, pero aún no sabe qué decirle.
Paso 2: La Estrategia de las Series de Facturación (El Corazón de VeriFactu)
Este es, con diferencia, el paso más importante y donde debes ser más metódico. Una serie VeriFactu es un camino de ida: no permite borrados, saltos de numeración ni correcciones manuales. Cada factura queda encadenada con la anterior mediante un hash criptográfico.
¿Por qué no puedo usar mis series actuales?
Porque tus series antiguas probablemente tengan huecos (facturas borradas, números saltados) y no tienen la cadena de hashes. Activar VeriFactu sobre ellas sería como intentar construir un muro de ladrillos sobre unos cimientos torcidos. Es técnicamente inviable y legalmente incorrecto. Debes crear series 100% nuevas y exclusivas para VeriFactu.
Creando tu nueva Serie VeriFactu en Holded
- Ve al menú de Facturación.
- En el submenú, busca Configuración y dentro, haz clic en Numeraciones.
- Pulsa el botón «+ Nueva numeración«.
- Nombre: Elige un nombre descriptivo. Mi recomendación es que incluya «VF» y el año. Ejemplos:
VERIFACTU-2026,VF26-SERV(para servicios),VF26-PROD(para productos). - Formato del número: Aquí puedes definir la estructura. Por ejemplo:
VF26-{num}generará VF26-1, VF26-2, etc. - La Casilla Mágica: Busca y activa el checkbox con el texto «Serie con VeriFactu activado» o «Activar para VeriFactu». Este es el interruptor que vincula esta serie concreta al sistema de la AEAT.
- Guarda la numeración. Repite el proceso para cada línea de facturación que necesites (ej. una para ventas nacionales, otra para exportaciones si aplica, etc.).
No te limites a crear una sola serie genérica. Aprovecha esta reorganización para segmentar mejor tu facturación. Crear series específicas (por tipo de servicio, por proyecto, por delegación) te dará una claridad financiera brutal a final de año. Es un pequeño esfuerzo ahora con una recompensa enorme en análisis y gestión a futuro.
Paso 3: Emisión de la Primera Factura VeriFactu (El Test de Humo)
Ha llegado el momento de comprobar que la teoría funciona en la práctica. Vamos a emitir una factura de prueba controlada.
- Crea un cliente ficticio en Holded. Puedes usar los datos de tu propia empresa. Llámalo «Cliente de Prueba VeriFactu».
- Ve a Facturación > Facturas de venta > Nueva factura de venta.
- Selecciona tu cliente de prueba.
- Aquí viene lo importante: en el desplegable de Numeración o Serie, elige una de las nuevas series VeriFactu que creaste en el paso anterior.
- Añade una línea de concepto con un importe bajo (ej. «Prueba de servicio VeriFactu», 1€).
- Revisa todos los datos y haz clic en Aprobar.
En segundo plano, Holded generará el registro, lo firmará con tu certificado y lo enviará a la AEAT. Si todo va bien, no verás ninguna alerta. El éxito se comprueba en el siguiente paso.
Paso 4: Verificación y Confirmación del Registro
Una factura emitida no es una factura registrada hasta que no lo confirmes. Tienes dos métodos infalibles:
- Inspección del PDF: Abre la factura que acabas de crear y descárgala en PDF. En un lugar visible (normalmente en el pie de página) deben aparecer dos elementos nuevos:
- Un código QR.
- Una línea de texto alfanumérica que contiene la expresión «VERI*FACTU».
- Escaneo del QR: Usa la cámara de tu móvil para escanear el QR del PDF. Te redirigirá a una web segura de la AEAT (comprueba que el dominio es
*.agenciatributaria.gob.es). Esa página te mostrará los datos esenciales de la factura (NIF emisor/receptor, número, fecha, importe total), confirmando que su registro existe en los servidores de la administración.
El envío de la factura a la AEAT se conoce como remitir el «Registro de alta de facturación». Holded lo hace vía API REST a un endpoint específico de la AEAT. El sistema devuelve un código de aceptación. Este proceso es un excelente ejemplo de cómo las IA y Automatizaciones están transformando las obligaciones fiscales en flujos de datos estructurados, reduciendo el error humano y aumentando la eficiencia.
Anatomía de un Fracaso: Errores Comunes y su Solución
No siempre sale bien a la primera. Aquí tienes una lista extendida de los problemas más comunes y cómo atajarlos.
- Error: «El NIF del certificado no coincide con el de la empresa».
- Causa: Estás intentando usar un certificado personal (con tu NIF de autónomo) en una cuenta de Holded configurada con un NIF de empresa (SL, CB), o viceversa.
- Solución: Asegúrate de que el titular del certificado y la entidad fiscal en Holded son exactamente los mismos. Sube el certificado correcto.
- Error: «Certificado revocado o caducado».
- Causa: El certificado ha expirado o ha sido anulado por la entidad emisora (ej. FNMT).
- Solución: No hay atajos. Debes solicitar y emitir un nuevo certificado digital y volver a subirlo a Holded.
- Problema: La factura se queda en estado «Pendiente de envío».
- Causa: Puede ser un problema temporal de los servidores de la AEAT (más común de lo que parece) o un micro-corte en tu conexión en el momento del envío.
- Solución: Paciencia. Holded generalmente reintenta el envío automáticamente. Si después de unas horas sigue igual, contacta con el soporte de Holded. No emitas una factura nueva, ya que podrías duplicar el registro.
Superar estos obstáculos técnicos puede ser tedioso. Si prefieres dedicar tu tiempo a dirigir tu negocio en Cantabria en lugar de lidiar con certificados y APIs, mi servicio de consultoría e implementación de VeriFactu está diseñado para resolverlo por ti. Realizo una auditoría completa de tu configuración, ejecuto la implementación y te entrego el sistema funcionando, con garantías y formación para tu equipo.
Conclusión: 2025 es el Año de la Preparación, 2026 el de la Ejecución
La implementación de VeriFactu no es un gasto, es una inversión en la resiliencia y legalidad de tu negocio. Afrontarlo en 2025 de forma proactiva te sitúa en una posición de ventaja estratégica. Evitarás las prisas de última hora, los posibles colapsos de los sistemas y la escasez de profesionales cualificados cuando la fecha límite se acerque para todos los demás.
Has visto que, aunque Holded facilita el camino, el proceso tiene puntos críticos que requieren atención y precisión. Seguir esta guía te da el poder de hacerlo tú mismo. Pero si valoras tu tiempo y la tranquilidad de un trabajo experto, la ayuda profesional es la vía más eficiente. Sea cual sea tu elección, no lo dejes para mañana. El futuro de la facturación ya está aquí, y ha venido para quedarse.
